Apertus Közalapítvány

Tanirodai gyakorlatok - Beszerzés
Tájékoztató a beszerzési a munkáról

Titkárság | Munkaügy | Beszerzés | Értékesítés | Számvitel | Pénzügy

 

  • A beérkezett ajánlatok, katalógusok alapján el kell dönteni, hogy a cég, illetve a dolgozók részére személyzeti vásárlásként adjuk-e fel a megrendelést. Ez utóbbi esetben a munkaügyi osztály dolgozójával kell együttműködni.

  • A megrendelőlapon fel kell tüntetni a cégünk nevét, címét, a megrendelt áru nevét, cikkszámát, mennyiségét.

  • Az eladó cégtől 2 példányban megérkezik a megrendelt áruról a szállítólevél. Az átvétel rovatban aláírjuk, dátumozzuk, lepecsételjük, majd az átvételi elismervény példányt visszaküldjük az eladónak. A raktáros a szállítólevél alapján bevételezi a készletet.

  • A szállító a számlát 1 vagy 2 példányban küldi meg a vevőnek. Ha nem kaptunk szállítólevelet, akkor a raktáros a számla alapján bevételezi a készletet.

  • 2004. január 1-jétől az áfakulcsok: 5%, 15%, 25%, exportnál 0%.

  • Célszerű az alábbi dossziékat megnyitni, és az alábbi bizonylatokat lefűzni bennük:

Dossziék

Lefűzendő bizonylatok

Raktár - beszerzés Megrendelőlevél, szállítólevél, bevételezési jegy
Beszerzési osztály Megrendelőlevél, szállítólevél, bevételezési jegy, számla
Raktár - értékesítés Megrendelőlevél, szállítólevél, kivételezési jegy
Értékesítési osztály Megrendelőlevél, szállítólevél, kivételezési jegy, számla
Számlatömb A kiállított számla tőpéldánya folyamatos sorszámozással, s feltüntetve, hányadik példány

 

  • Importnál külön dossziékat rendszeresítünk az egyes külföldi cégeknek. Ezeket két karton (műanyag) iratrendezőben névsor szerint tároljuk (A-K és L-Zs). A kötéskönyvet is vezetni kell. Ebbe időrendi sorrendben feljegyezzük az importtal kapcsolatos tudnivalókat: a szerződő fél neve, címe, bankszámlaszáma, a fuvarparitás, a megrendelt áru neve magyarul és idegen nyelven, cikkszáma, mennyisége, egységára, értéke, vámtarifaszáma, a megrendelés kelte, a szállítólevél kelte, az EV kiállítására vonatkozó megjegyzés, az előkalkuláció elkészítésének dátuma, a számla sorszáma, a devizaátutalásra vonatkozó megjegyzés stb.

  • Importnál az EV 6., 7. és 8. példányát kell kitölteni.

  • A vám előkalkulációhoz szükség van a heti devizaárfolyamra. Ezt az internetről a VPOP-tól ( http://www.vam.hu) lehet letölteni az alábbi menüpontok segítségével: Árfolyam / 2003 / Aktuális heti árfolyam.

  • Az EV kitöltéséhez célszerű beszerezni a Kopint-Datorgtól az EV-kitöltő programot. Az árfolyam karbantartását az alábbi ablakokra kattintva végezzük el: Okmányok / EV / Lekérdezések / Törzsek / Devizanem. Ezt követően az Okmányok / Cikkelemes kalkuláció / Import kiválasztása ablak után kinyomtatjuk az előkalkulációt. Ennek alapján tudjuk, hogy mennyi lesz a vámteher. Ezt az előkalkulációt is el kell küldeni a Központ Vámhatóságához, ahol meg fogják hozni a vámhatározatot.

  • A számítógépes készletnyilvántartáskor érdemes beállítani a minimális és a maximális készletet. A törzsadatok karbantartása után minden készletváltozást fel kell vinni. Így hónap végén könnyen elkészíthető a feladás. Célszerű hetente lemezre is kimenteni az adatokat.

  • A beszerzésekről általában ki kell állítani a készletbevételezési jegyet. Kivételt képez a személyzeti vásárlás, ekkor nem kell készletre venni a megrendelt árut, mert a dolgozók kapják meg, s az értékét levonjuk a dolgozó béréből.

  • A beszerzéssel kapcsolatos bizonylatok egyes példányainak útját lásd a következő oldalon lévő ábrán!

 

Megrendelés:

1. példány (eredeti példány)


Szállító kapja.
2. példány:
az 1. példány másolata

Beszerzés lefűzi szállítónként a szállítólevél másolatával.
3. példány:
az 1. példány másolata

Beszerzés lefűzi idősorosan.

Készletbevételezési jegy:

1. példány


Raktár lefűzi a szállítólevél másolatával.
2. példány


Beszerzés lefűzi a szállítólevéllel és a számlával együtt.
3. példány


Pénzügy lefűzi a számlához tűzve.
4. példány


Tömbben marad.

Szállítólevél:

1. példány (eredeti példány)


Pénzügy lefűzi.
3. példány (átvételi elismervény)


Aláírás után visszaküldeni a szállítónak.
1. példány másolata

Beszerzés lefűzi a megrendeléssel együtt.
1. példány másolata

Raktár lefűzi.

Számla:

1. példány


Pénzügy lefűzi.
2. példány vagy  az
1. példány másolata

Beszerzés lefűzi.

 

 

Következő fejezet