Az iktatókönyvet célszerű két részre bontani: az első felében a beérkező leveleket, a második felében pedig a kimenő leveleket kell iktatni. Az egyes lapokon felül, piros színnel fel kell írni a BEÉRKEZŐ vagy a KIMENŐ szót.

Az irat jobb felső sarkába kell nyomni az érkeztető bélyegzőt.
Adatai:

• Iktatószám: 1/2002.
• Érkezett: 2002. 09. 25.
• Mellékletek: 2 db

Nem kell iktatni a következő iratokat, de irattározhatók:

• közlönyöket

• folyóiratokat

• meghívókat (a tárgyalásra szólót az irathoz csatoltan iktassuk)

• reklám- és propagandaanyagokat

• rendszeres vagy alkalmi adatszolgáltatásokat, statisztikákat (érdemes másolatot készíteni, irattározni)

• pénzügyi bizonylatokat, számlákat (rájuk külön szabályozás érvényes)

• anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat (rájuk külön szabályozás érvényes)

• munkaügyi nyilvántartásokat (rájuk külön szabályozás érvényes)

• visszaérkezett tértivevényeket

A tanirodai gyakorlatban, mivel több diák is ugyanannak a cégnek a dolgozója, érdemes mindent iktatni.

  Az iktatókönyvbe bejegyzés menete:

• fel kell tüntetni a sorszámot (folyamatos, csak a következő évben kezdődik újra)
• az ügyintéző tanuló írja be a nevét
• be kell írni a cég nevét, amelytől a levél érkezett, illetve ahová a levelet küldjük (külföldi országnak a nevét is jelölni kell)
• be kell írni a levél tárgyát: pl. 5. számú bankszámlakivonat, 23/2002. számú számla, 06. havi munkaadói járulék, munkavállalói járulék, szja, egészségügyi hozzájárulás, egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék átutalása, 04. havi tb-bevallás stb.; nem szabad elfelejteni a hónap vagy a bizonylat sorszámát, mert ez a visszakereséskor nagy segítséget nyújt
• kezelési feljegyzések (pl. személyzeti vásárlás)
• határidő (a számlák esetén a fizetés határideje)

A videók lejátszásának technikai feltétele: DivX dekoder és lejátszó letöltése. A letöltéssel kapcsolatos tudnivalókért olvasd el a Technikai feltételek, tanácsok  utolsó pontját.

December 31-én - az év zárásakor - az iktatókönyvet is zárni kell: "Lezárva 2002. december 31-én a .... iktatószámmal". (Ezt pirossal kell beírni, majd az üres sorokat átlósan ki kell húzni.)

A beiktatott levelek továbbítása:

• számlák, pl. közműszámla: pénzügyi osztályhoz
• bankszámlakivonat: pénzügyi osztályhoz
• katalógusok, ajánlatok:
  • beszerzési osztályhoz (belföldi ajánlat)
  • import osztályhoz (külföldi ajánlat)
  • munkaügyi osztályhoz (személyzeti vásárlás)
• megrendelések:
  • értékesítési osztályhoz (belföldi megrendelés)
  • export osztályhoz (külföldi megrendelés)
  • készletnyilvántartó csoporthoz
• szállítólevél:
  • beszerzési osztályhoz
  • import osztályhoz
  • készletnyilvántartó csoporthoz
  • pénzügyi osztályhoz

1. feladat: Iktatás

Következő fejezet