Apertus Közalapítvány

Tanirodai gyakorlatok - Titkárság
Iktatás

Titkárság | Munkaügy | Beszerzés | Értékesítés | Számvitel | Pénzügy

 

 

Az iktatókönyvet célszerű két részre bontani: az első felében a beérkező leveleket, a második felében pedig a kimenő leveleket kell iktatni. Az egyes lapokon felül, piros színnel fel kell írni a BEÉRKEZŐ vagy a KIMENŐ szót.

Az irat jobb felső sarkába kell nyomni az érkeztető bélyegzőt.
Adatai:

  • Iktatószám: 1/2002.
  • Érkezett: 2002. 09. 25.
  • Mellékletek: 2 db

Nem kell iktatni a következő iratokat, de irattározhatók:

  • közlönyöket

  • folyóiratokat

  • meghívókat (a tárgyalásra szólót az irathoz csatoltan iktassuk)

  • reklám- és propagandaanyagokat

  • rendszeres vagy alkalmi adatszolgáltatásokat, statisztikákat (érdemes másolatot készíteni, irattározni)

  • pénzügyi bizonylatokat, számlákat (rájuk külön szabályozás érvényes)

  • anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat (rájuk külön szabályozás érvényes)

  • munkaügyi nyilvántartásokat (rájuk külön szabályozás érvényes)

  • visszaérkezett tértivevényeket

A tanirodai gyakorlatban, mivel több diák is ugyanannak a cégnek a dolgozója, érdemes mindent iktatni.

  Az iktatókönyvbe bejegyzés menete:

  • fel kell tüntetni a sorszámot (folyamatos, csak a következő évben kezdődik újra)
  • az ügyintéző tanuló írja be a nevét
  • be kell írni a cég nevét, amelytől a levél érkezett, illetve ahová a levelet küldjük (külföldi országnak a nevét is jelölni kell)
  • be kell írni a levél tárgyát: pl. 5. számú bankszámlakivonat, 23/2002. számú számla, 06. havi munkaadói járulék, munkavállalói járulék, szja, egészségügyi hozzájárulás, egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék átutalása, 04. havi tb-bevallás stb.; nem szabad elfelejteni a hónap vagy a bizonylat sorszámát, mert ez a visszakereséskor nagy segítséget nyújt
  • kezelési feljegyzések (pl. személyzeti vásárlás)
  • határidő (a számlák esetén a fizetés határideje)

A videók lejátszásának technikai feltétele: DivX dekoder és lejátszó letöltése. A letöltéssel kapcsolatos tudnivalókért olvasd el a Technikai feltételek, tanácsok  utolsó pontját.

VIDEÓ: Iktatás
(1 perc)
keskenysávú
2,1 MB
szélessávú
3,72 MB

December 31-én - az év zárásakor - az iktatókönyvet is zárni kell: "Lezárva 2002. december 31-én a .... iktatószámmal". (Ezt pirossal kell beírni, majd az üres sorokat átlósan ki kell húzni.)

 

 

 

A beiktatott levelek továbbítása:

  • számlák, pl. közműszámla: pénzügyi osztályhoz
  • bankszámlakivonat: pénzügyi osztályhoz
  • katalógusok, ajánlatok:
    • beszerzési osztályhoz (belföldi ajánlat)
    • import osztályhoz (külföldi ajánlat)
    • munkaügyi osztályhoz (személyzeti vásárlás)
  • megrendelések:
    • értékesítési osztályhoz (belföldi megrendelés)
    • export osztályhoz (külföldi megrendelés)
    • készletnyilvántartó csoporthoz
  • szállítólevél:
    • beszerzési osztályhoz
    • import osztályhoz
    • készletnyilvántartó csoporthoz
    • pénzügyi osztályhoz

1. feladat: Iktatás

 

Következő fejezet